Zu deinen persönlichen Einstellungen gelangst du im 123erfasst Office oben rechts über einen Klick auf deinen Avatar / dein Namenskürzel.

Hinweis: In den persönlichen Einstellungen nimmst du - wie das Wort bereits sagt - Einstellungen vor, die für dich persönlich gelten und somit keine Auswirkung auf deine Kollegen haben.

Die persönlichen Einstellungen sind derzeit in drei Reiter aufgeteilt - Allgemein, Qualität, Geräte und E-Mail

Allgemein

Auf dem Reiter Allgemein kannst du z.B. die Anzeige des Stundenformats oder die Sprache im Office verwalten.

Im Bereich Anzeige hast du diverse Einstellungsmöglichkeiten.

Zunächst kannst du als allgemeine Anzeigeeinstellung wählen, ob im Office die Tabellengröße für dich “Kompakt” oder “Mittel” sein soll.

Inaktive Mitarbeiter anzeigen: Bei gesetztem Haken werden inaktive Mitarbeiter (Haken bei “Aktiv” in den Personalstammdaten fehlt) in deinen Auswahllisten im Office mit angezeigt.

Inaktive Projekte anzeigen: Bei gesetztem Haken werden dir inaktive/geschlossene Projekte in deinen Auswahllisten im Office angezeigt (z. B. in den Berichten).

Nur zugewiesene Bauteile/Baubereiche/Tätigkeiten/Nachunternehmer anzeigen: Ist dieser Haken gesetzt, werden dir z. B. bei Erfassungen im Office nur die Bauteile/Baubereiche/Tätigkeiten/Nachunternehmer angezeigt, die dem Projekt oder dem Mitarbeiter direkt zugewiesen sind.

Datumsauswahl in den Tabellen speichern: Ist dieser Haken gesetzt, merkt sich das Office das zuletzt ausgewählte Datum oben rechts auf einer Seite und zeigt dir auf anderen Seiten ebenfalls zunächst die Daten zu diesem Datum an.

Im Bereich Personalauswahl kannst du für dich festlegen, ob Mitarbeiter, die aus einem anderen Element / einer anderen Niederlassung ausgeliehen worden sind, entsprechend gekennzeichnet werden sollen.

Ist der Haken bei “Anzeigen wenn Person geliehen” ist gesetzt, werden die ausgeliehenen Personen gekennzeichnet.

Außerdem kannst du steuern, ob dir der Personaltyp des jeweiligen Mitarbeiters mit angezeigt werden soll.

Weiter geht es mit Einstellungen zur Geräteauswahl.

Anzeigen wenn ein Gerät geliehen ist: Damit schlüsselst du, genau wie bei geliehenem Personal, ob eine entsprechende Kennzeichnung am Gerät erfolgen soll, wenn es sich um ein geliehenes Gerät aus einem anderen Element / einer anderen Niederlassung handelt.

Gerätetyp anzeigen: Zeigt hinter dem Gerät den jeweils zugewiesenen Gerätetyp als Information an.

Alternativnamen anzeigen: In den Gerätestammdaten kannst du einen Alternativnamen für dein Gerät hinterlegen (siehe auch den Artikel für Geräte). Dieser würde dir im Office dann mit angezeigt werden.

Kfz-Kennzeichen anzeigen: Auch das Kfz-Kennzeichen kann in den Gerätestammdaten gepflegt werden und mit dieser Einstellung als Information zum Gerät mit eingeblendet werden.

Kommen wir nun zu den Cookie Einstellungen.

Informationen zu unseren Cookies erhältst du, wenn du auf den Button “Cookie Abfrage öffnen” klickst.

Weiter geht es mit einer Einstellungsmöglichkeit zu den E-Mail Benachrichtigungen.

Wenn ein Mitarbeiter über die 123erfasst App einen Antrag erstellt, wirst du bei aktivierter Einstellung per Mail darüber informiert, insofern du Zugriff auf die Anträge dieses Mitarbeiters im Office hast. Hier wird die E-Mail-Adresse herangezogen, die in deinen Personalstammdaten ganz oben hinterlegt ist.

Im Bereich Push-Benachrichtigungen steuerst du grundsätzlich, ob du eine Push-Benachrichtigung erhalten möchtest, sobald jemand eine neue Chatnachricht gesendet hat.

Darunter schlüsselst du, ob du generell benachrichtigt werden möchtest, sobald jemand in irgendeinem projektbezogenen Chat eine Nachricht geschrieben hat, auf den du Zugriff hast, oder ob du nur für die Projekte eine Push-Benachrichtigung zum Chat erhalten möchtest, auf die du dich am heutigen Tag angemeldet hat / eine Zeit erfasst hast.

Qualität

Auf dem Reiter Qualität kannst du für dich grundlegende Einstellung für das Qualitätsmodul definieren.

Im Bereich E-Mail Benachrichtigungen steuerst du über welche Änderungen/Updates du in Bezug auf Tickets benachrichtigt werden möchtest.

Aus dem Qualitätsmodul werden auch Push-Benachrichtigungen direkt an dein Smartphone / Tablet versendet. Auch dazu kannst du für dich eigene Einstellungen vornehmen.

Geräte

Auf dem Reiter Geräte kannst du E-Mail Benachrichtigungen für die Wartung im Gerätemodul aktivieren.

E-Mail

Auf dem Reiter E-Mail kannst über Microsoft 365 oder über eine SMTP-Verbindung du dein E-Mail-Konto mit 123erfasst verbinden. Dies kann relevant für dich sein, wenn du unser Modul Kalkulation nutzt und Angebote, Aufträge oder Rechnungen direkt aus 123erfasst mit deiner E-Mail-Adresse versenden möchtest. Näheres dazu findest du hier.

Wenn du möchtest, kannst du die Verbindung auch testen. Dafür gibt es die Möglichkeit, eine Test-E-Mail zu senden. So prüfst du direkt, ob alles richtig eingerichtet ist.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird deine Absenderadresse angezeigt. Das bedeutet: Wenn du später ein Angebot, einen Auftrag oder eine Rechnung versendest, wird die E-Mail über deine eigene Adresse verschickt. Für deine Kunden sieht es also genauso aus, als hättest du die E-Mail direkt aus deinem normalen Postfach gesendet.